- die Entwurfansicht. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Ansicht“ und klicken Sie im Abschnitt „Ansichten“ auf „Entwurf“.
- die Schaltfläche zur Anzeige der Formatierung. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Start“ und klicken Sie im Abschnitt „Absatz“ auf die Schaltfläche zum Anzeigen/Verbergen der Formatierung (¶).
- den Formatierungsbereich. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und drücken Sie die Taste „F1“. Klicken Sie auf beliebige Inhalte, um neben der Formatierung des Texts auch Links zu den Menüs anzuzeigen, in denen Sie Anpassungen vornehmen können. Sie können auch die Option zum Vergleichen nutzen, um zu sehen, wie sich die Formatierung einer Textstelle von der Formatierung einer anderen unterscheidet.
- den Navigationsbereich. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Ansicht“ und klicken Sie im Abschnitt „Anzeigen“ auf „Navigationsbereich“. Klicken Sie im geöffneten Bereich auf „Seiten“. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Seitengrößen abweichen.
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Konvertieren eines Taschenbuchs im Word-Format in eine PDF-Datei
Konvertieren eines Taschenbuchs im Word-Format in eine PDF-Datei
Bei Taschenbüchern sind PDF-Dateien gegenüber Microsoft-Word-Dateien zu bevorzugen. PDF steht für „Portable Document Format“. Dateien dieses Formats hängen nicht von Systembeschränkungen, Druckermerkmalen oder verfügbaren Schriftarten ab. PDF-Dokumente sehen auf jedem Computer gleich aus. Sehen Sie sich die folgenden Themen an, um mehr über das Konvertieren von Dateien aus dem Word-Format ins PDF-Format zu erfahren.
Häufige Formatierungsprobleme und Möglichkeiten zur Problembehebung
Die unten aufgeführten Formatierungsprobleme sind leichter nachzuvollziehen, wenn Sie in Word die Ansichtseinstellungen ändern. Verwenden Sie:
Einstellungen überprüfen
Damit die Datei tatsächlich wie gewünscht aussieht, empfehlen wir die Überprüfung der Einstellungen.
Eine PDF-Datei erstellen
Lassen Sie in den PDFMaker-Einstellungen das Kontrollkästchen „Dokumentinformationen konvertieren“ deaktiviert. Wenn diese Option aktiviert ist, treten möglicherweise Probleme mit der Struktur der Datei auf.
Als PDF-Datei drucken
Wenn Sie den Adobe PDF-Drucker oder PDFMaker verwenden, wird das Dokument umstrukturiert, um mit dem jeweiligen Drucker das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. So erzielen Sie die besten Ergebnisse:
- Legen Sie den Adobe PDF-Drucker als Standarddrucker fest. Aktivieren Sie unter „Datei“ > „Optionen“ > „Erweitert“ > „Layout“ das Kontrollkästchen „Druckermaße für Dokumentlayout verwenden“.
- Wechseln Sie zu „Datei“ > „Drucken“, wählen Sie den Adobe PDF-Drucker aus und klicken Sie auf „Druckereigenschaften“.
- Wählen Sie auf der Einstellungsregisterkarte „Adobe PDF“ die Option „PDF/X-1a“ aus. Wenn diese Option nicht zur Verfügung steht, wählen Sie „Qualitativ hochwertiger Druck“ oder „Druckausgabequalität“ aus der Liste der Standardoptionen aus.
Schriftarten einbetten
Die Einbettung von Schriftarten ist nicht standardmäßig aktiviert. Wechseln Sie zu „Datei“ > „Optionen“ > „Speichern“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Schriftarten in der Datei einbetten“. Die Kontrollkästchen „Nur im Dokument verwendete Zeichen einbetten“ und „Allgemeine Systemschriftarten nicht einbetten“ müssen deaktiviert sein.
Tipps, um Ablehnungen von Dateien zu vermeiden
Erstellen Sie immer eine Arbeitskopie der Datei, bevor Sie sie formatieren. So verfügen Sie immer über eine saubere Sicherungsdatei.
Das Word-Dokument sieht je nach Computer anders aus
- Word verwendet den Standarddrucker zur Anzeige von Dokumenten. Verwenden Sie stets Adobe PDF oder PDFMaker als Standarddrucker, um sicherzustellen, dass die Word-Datei auf verschiedenen Computern immer gleich dargestellt wird.
- Schriftarten, die auf einem Computer installiert sind, sind möglicherweise auf anderen nicht installiert. In diesem Fall wird die Schrift ersetzt. Die Größe und die Abstände der Zeichen variieren je nach Schriftart beträchtlich. Dies kann die Formatierung drastisch beeinflussen.
Die Word-Datei ist beschädigt
DOC- und DOCX-Dateien sind nicht identisch und Dateiformate dürfen nicht geändert werden. DOCX-Dateien speichern Dateiinformationen anders als DOC-Dateien. Wenn Sie eine DOCX-Datei als DOC-Datei speichern, werden die Dateiinformationen heruntergestuft. Dies kann die Datei beschädigen.
Eine beschädigte Word-Datei reparieren
Zum Überschreiben von Dateifehlern oder Beheben von Strukturproblemen bestehen vier Möglichkeiten:
- Umbenennen der Datei. Dies kann Fehler überschreiben, die bei vorherigen Speicherungen verursacht wurden.
- Kopieren in ein neues Dokument. Archivierte Daten werden am Ende des Dokuments gespeichert. Aktivieren Sie „Formatierung anzeigen“, um Formatierungszeichen anzuzeigen. Kopieren Sie alles außer der letzten Absatzmarke (¶) und fügen Sie es in ein neues Dokument ein.
- Speichern der Datei als XML-Datei. Dadurch werden Dateistrukturprobleme behoben. Die XML-Datei kann anschließend erneut als Word-Dokument gespeichert werden.
- Speichern der Datei als TXT-Datei. Dadurch werden alle Formatierungen entfernt und alle Formatierungsfehler in der Datei behoben. Kopieren Sie alles und fügen Sie es in ein neues Dokument ein. Dann können Sie die Formatierung der Datei von vorn beginnen.
Tastenkombinationen zum Entfernen von Formatierungen
- STRG+Leertaste. Dies entfernt alle Zeichenformatierungen. Markieren Sie Text, dann halten Sie STRG gedrückt und drücken die Leertaste zum Entfernen jeglicher Schriftarten, Unterstreichungen, Fettschrift und Kursivschrift, damit der Text wieder standardmäßig angezeigt wird.
- STRG+Q. Dies entfernt alle Absatzformatierungen. Markieren Sie Text, dann halten Sie STRG gedrückt und drücken Q, um jegliche Zeilenabstände, Abstände vor/nach Absätzen, Einzüge usw. zu entfernen.
Tipps für Mac-Benutzer
- Konvertieren Sie die Datei ins Rich Text Format (RTF), um die Formatierung beizubehalten. Öffnen Sie die RTF-Datei in Word für Mac erneut und konvertieren Sie sie wieder in das ursprüngliche Format. Dies kann Schäden an der Datei beheben.
- Kopieren Sie alles außer der letzten Absatzmarke (¶) in ein neues Dokument. In Word für Mac enthält die letzte Absatzmarke bestimmte Layouteinstellungen und Abschnittsformatierungen. Indem diese Absatzmarke nicht übernommen wird, können manchmal Dateischäden behoben werden.
- Klicken Sie im Menü „Bearbeiten“ auf „Alle auswählen“, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und drücken Sie die Nach-links-Taste. Lassen Sie die Umschalttaste los.
- Klicken Sie im Menü „Bearbeiten“ auf „Kopieren“ und dann im Menü „Datei“ auf „Neues leeres Dokument“.
- Klicken Sie im neuen Dokument im Menü „Bearbeiten“ auf „Einfügen“. Anschließend können Sie erneut Layouteinstellungen und Abschnittsformatierung vornehmen.
- Kopieren Sie alles in eine reine Textdatei und dann in ein neues leeres Dokument in Word für Mac. Dadurch werden alle Formatierungen aufgehoben und hoffentlich alle Probleme mit der Datei behoben. Allerdings erfordert diese Maßnahme die erneute Formatierung der Datei.
