Instructies voor het invullen en indienen van belastingformulieren

• Voorbeeld van formulier SS-4, is alleen bedoeld als voorbeeld van een ingevuld formulier
• EIN-nummer aanvragen (officiële IRS-instructies in het Engels)
• Instructies voor formulier SS-4 (officiële IRS-instructies zijn in het Engels

De volgende richtlijnen zijn geen vervanging voor de formulierinstructies. Gebruik ze alleen als aanvulling op de IRS-instructies. Neem indien nodig contact op met uw belastingadviseur voor meer advies.

Veld 1 - 6: Voer de naam en het adres van het bedrijf in.

• Veld 1. Voer in het Engels (verplicht) de wettelijke naam in van de entiteit die de EIN aanvraagt.
• Veld 2. Voer indien van toepassing de handelsnaam in van het bedrijf als die naam verschilt van de wettelijke naam.
• Veld 3. Als de aanvragende entiteit een trust of een vermogen is of een persoon voor het ontvangen van de belastinginformatie heeft aangewezen, voert u de naam in van de gevolmachtigde, executeur/administrateur of van de persoon die handelt namens de entiteit. Voer de voornaam, initiaal van de tweede voornaam en de volledige achternaam van de persoon in.
• Veld 4a. Voer uw adres in de onderstaande volgorde in het Engels in:<span/> 

  Kamernummer
  Naam gebouw
  Huisnummer
  Straatnaam

• Veld 4b. Voer uw adres in de onderstaande volgorde in het Engels in:<span/>  

  Plaats
  Prefectuur
  Postcode
  Land (voer de naam van het land voluit in). Raadpleeg de IRS-instructies voor meer informatie.

• Veld 5. Voer het fysieke adres van de entiteit in als dit verschilt van het postadres op regel 4a-b.
• Veld 6. Voer de primaire, fysieke locatie van de entiteit in. Als uw bedrijf gevestigd is in Nederland, voert u Netherlands in.

Veld 7a - 7b:

• Voer de volledige naam van de verantwoordelijke partij van de entiteit in, zoals gedefinieerd in de IRS-instructies. De verantwoordelijke partij voor bijvoorbeeld een bedrijf of onderneming is, zou de directeur van dat bedrijf of onderneming zijn.
• Voer indien van toepassing het Amerikaanse SSN (Social Security Number), ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) of EIN (Employer Identification Number) van de verantwoordelijke partij in.

Veld 8a. Een BV (besloten vennootschap) is een entiteit die onder de wetten van een staat of een buitenlands land is opgezet als een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid en kan worden beschouwd als een partnerschap of organisatie of kan worden gezien als een entiteit die los staat van de eigenaar. Kies 'Yes' als de aanvraag wordt gedaan voor een BV.

• Als u 'Yes' selecteert bij veld 8a, moet u ook veld 8b en 8c invullen.

Veld 9a: Kruis het vakje aan waarmee het beste het soort entiteit wordt beschreven dat een EIN aanvraagt. Raadpleeg de IRS-instructies voor meer informatie.

Veld 9b: Voer voor een vennootschap de staat of het buitenlandse land in waar het bedrijf gevestigd is.

Veld 10: Kruis de reden voor de aanvraag aan. U moet een keuze maken. 'N/A' (n.v.t.) mag niet worden ingevuld. Kruis niet meer dan één vakje aan. Als u het formulier bijvoorbeeld alleen invult voor het aanvragen van een EIN om op grond van een inkomstenbelastingverdrag in aanmerking te komen voor een lager bronbelastingtarief, kruis u het vakje bij 'Compliance with IRS withholding requirements' (Naleving inhoudingsvereisten IRS) aan.

Veld 11: Als u in de opstartfase van een nieuw bedrijf bent, voert u de oprichtingsdatum van het bedrijf in. Raadpleeg de IRS-instructies voor meer hulp.

Veld 12: Voer de laatste maand van uw boekjaar of fiscale jaar in. Raadpleeg de IRS-instructies voor meer hulp. Voor een kalenderjaar is dat de maand december.

Veld 13 - 15: Vul indien nodig alle andere vereiste gegevens in. Raadpleeg de IRS-instructies voor meer hulp.

Veld 16: Kruis het vakje aan waarmee het beste de kernactiviteiten van het bedrijf van de aanvrager worden beschreven. U moet een vakje aankruisen. Zie de IRS-instructies voor meer hulp.

Veld 17: Gebruik veld 17 om de belangrijkste bedrijfsactiviteiten van de aanvrager gedetailleerder te beschrijven. U moet dit veld invullen. Raadpleeg de IRS-instructies voor meer hulp.

Veld 18: Kruis het vakje aan dat aangeeft of de entiteit die een EIN aanvraagt, eerder een EIN heeft ontvangen.

Vul de datum in en onderteken het formulier

• Naam en titel (duidelijk typen of schrijven). Voer dezelfde naam in als u bij veld 1 heeft ingevoerd.
• Handtekening: Onderteken de afgedrukte aanvraag (geen elektronische handtekening). Handtekening in uw eigen taal en schrift, bijvoorbeeld het Japans, wordt geaccepteerd.
• Applicants Telephone Number (Telefoonnummer aanvrager): Noteer hier uw telefoonnummer inclusief landcode. Als het nummer te lang is voor de ruimte die in het elektronische formulier beschikbaar is, drukt u de aanvraag eerst af en vult u het telefoonnummer met de hand in.
• FAX-nummer aanvrager: Voer uw faxnummer op dezelfde manier in als hierboven het telefoonnummer als u besluit te faxen. Als u het faxnummer invoert, wordt u EIN naar uw faxnummer verzonden. Als u geen faxnummer invoert, wordt het Employer Identification Number (EIN) per post toegestuurd. Het duurt enkele weken voordat het is bezorgd.
• Datum: Voer de datum van ondertekening schriftelijk in de onderstaande volgorde in: maand, dag en jaar.

Internationale aanvragers kunnen een Employer Identification Number (EIN) telefonisch, per fax of per post aanvragen.

• Telefoon. Bel de IRS van maandag t/m vrijdag op het nummer +1 (267) 941-1099 (geen gratis nummer). Dit is de snelste methode: u ontvangt het Employer Identification Number (EIN) onmiddellijk.
• Fax. Als u geen bedrijf of vestiging in de Verenigde Staten heeft, kunt u het ingevulde formulier SS-4 naar de IRS sturen op +1 (304) 707-9471 met vermelding van uw faxnummer op de aanvraag. U ontvangt binnen 4 dagen een fax met het EIN (Employer Identification Number).
• Per post. De verwerking van aanvragen per post kan 4 weken duren. Als dit voor u de beste methode is, stuurt u het formulier SS-4 naar dit adres: 

  Interne belastingdienst
  T.a.v.: EIN International Operation
  Philadelphia, PA 19255

Deze richtlijnen zijn geen vervanging voor de formulierinstructies. Gebruik ze alleen als aanvulling op de IRS-instructies.
Neem indien nodig contact op met uw belastingadviseur voor meer advies.